Umsatzsteuer im Beherbergungsgewerbe

Seit 2010 wird der Übernachtungsanteil in Hotelrechnungen ermäßigt besteuert, für das Frühstück hingegen gilt der Regelsteuersatz. Das Bundesfinanzministerium hat klar geregelt, was das für die Erstattung von Reisekosten heißt.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für ein Frühstück, führt das grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn beim Arbeitnehmer. Die Höhe richtet sich, soweit in der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen, nach dem tatsächlichen Wert des Frühstücks. Wird das Frühstück hingegen nicht gesondert ausgewiesen, kann je nach Konstellation ein pauschaler Abzug von 4,80 Euro erfolgen oder der amtliche Sachbezugswert von derzeit 1,57 Euro angesetzt werden. Während in der Praxis zumindest bei Inlandsreisen der individuelle Ausweis des Frühstücks bislang kaum eine Rolle gespielt hat, ist das durch die unterschiedlichen Steuersätze fürs Schlafen und Essen seit 1. Januar 2010 anders.

Befürchtete Folge war, dass die Möglichkeiten zum weitgehend steuerfreien Ersatz der Frühstückskosten ausgehebelt würden. Weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber waren hierüber erfreut. Nach massiven Protesten seitens der Wirtschaftsverbände beim Bundesfinanzministerium hat das Ministerium die Kritik konstruktiv aufgegriffen und im März 2010 einen Erlass mit folgenden beiden Lösungsmöglichkeiten veröffentlicht:

Erste Variante:
Die Hotels werden in dem Erlass zwar verpflichtet, die Übernachtung von den Frühstückskosten zu trennen und gesondert auszuweisen. Das Frühstück kann jedoch mit anderen Nebenleistungen, wie Internetzugang oder Parkplatz zu einem 'Business-Package' oder einer 'Servicepauschale' zusammengefasst werden. Entscheidet sich das Hotel hierfür, existiert kein individueller Preis mehr für das Frühstück. Folge hiervon ist, dass weiterhin wie bisher der Frühstückswert mit 4,80 Euro vom Arbeitgeber angesetzt werden kann. Die restlichen im 'Business-Package' enthaltenen Leistungen können als Reisenebenkosten steuerfrei erstattet werden. Dies gilt nur dann nicht, wenn in dem 'Package' ersichtlich Leistungen enthalten sind, die keine Reisenebenkosten sind, wie zum Beispiel Massagen oder Pay-TV.

Zweite Variante:
Bucht der Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück, so gelten die Übernachtung und das Frühstück als 'arbeitgeberveranlasst'. Steuerlich ist diese Variante am günstigsten, da dann das Frühstück mit dem pauschalen Sachbezugswert angesetzt werden kann. Derzeit sind das nur 1,57 Euro, mit denen der Arbeitnehmer das Frühstück dann versteuern muss. Die Voraussetzungen, dass das Frühstück als vom Arbeitgeber veranlasst akzeptiert wird, waren bislang jedoch relativ streng und ließen dies nur dann zu, wenn

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist,
• der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht (zum Beispiel über das elektronische Buchungssystem des Hotels) und
• eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt.

Der Arbeitnehmer kann auch für sich selbst die Buchung tätigen,  wenn das Unternehmen dies in entsprechenden dienst- oder arbeitsrechtlichen Regelungen festgehalten ist. Dies ist besonders dann relevant, wenn - wie in kleineren Unternehmen häufig - keine eigene Reisestelle vorhanden ist. Die 'Berechtigung' des Arbeitnehmers zur Buchung sollte dann allerdings dokumentiert sein, zum Beispiel in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Weiter sollte die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten vorgenommen werden, zum Beispiel anhand von Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, gegebenenfalls auch über ein Travel-Management-System. Selbst wenn diese Vorgaben im Einzelfall ausnahmsweise nicht einzuhalten sind, wird die Arbeitgeberveranlassung akzeptiert, zum Beispiel bei spontanen Einsätzen, unvorhersehbar länger als geplant dauernden Arbeitseinsätzen oder wenn das gelistete Hotel belegt war.