Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gesetzliche Vorschriften beachten. Diese sollen Ihren Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Angabe der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also 'böse' Überraschungen verringern helfen.

Nach § 15 b I der Gewerbeordnung (GewO) mussten Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, auf ihren Geschäftsbriefen immer den Vor- und Zunamen des Inhabers führen und seit dem 22. Mai 2007 ihre ladungsfähige Anschrift angeben. Gleiches galt für die BGB-Gesellschaft.

Wegen einer Gesetzesänderung zum 25. März 2009 ist § 15 b GewO weggefallen.

Es ist allerdings zu empfehlen, auf diese Angaben nicht zu verzichten. Zum einen wird wahrscheinlich eine vergleichbare Regelung über eine EU-Richtlinie eingeführt, zum anderen kann das Weglassen der Angaben – gegenüber dem Endverbraucher - eine unlautere Handlung nach § 5 a des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen. Bei Verstoß drohen in diesem Fall hohe Abmahngebühren.

Was wird als Geschäftsbrief bezeichnet?

Als Geschäftsbrief gilt in der Regel:

• Der gesamte externe Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet ist;
• alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, wie z. B. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen und Bestellscheine.

Grundsätzlich jedoch muss jeder 'Geschäftsbrief', der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z. B. telefonische Auftragserteilung).

Nicht als Geschäftsbrief gilt in der Regel:

Der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens; Quittungen, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen u. Ä. Nicht als Geschäftsbriefe gelten auch alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind, wie Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten?

Einzelkaufmann (vergl. § 37a HGB)

Auf allen Geschäftsbriefen des Einzelkaufmanns müssen:

• Seine Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
  eingetragenen Wortlaut;
• der Rechtsformzusatz 'eingetragener Kaufmann', 'eingetragene Kauffrau' oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise 'e. K.'
  oder 'e. Kfr.';
• der Ort seiner Handelsniederlassung;
• das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist,

angegeben werden.

Offene Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft (vergl. § 37a HGB)

Die Geschäftsbriefe der Gesellschaften müssen:

• Die Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
• die Rechtsform (OHG oder KG)
• den Sitz der Gesellschaft
• das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,

enthalten.