Die außergerichtliche Mahnung

Unter einer Mahnung versteht man eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen.

Ziel der Mahnung

Ziel des Mahnwesens ist es, die dem Unternehmen zustehenden Gelder möglichst termingerecht einzutreiben. Unerfüllte Geldforderungen gegen den Schuldner schränken die Liquidität des Gläubigers ein. Gleichzeitig müssen unter Umständen Kredite für nicht termingerechte Zahlungen aufgenommen werden, was zusätzliche Kosten verursacht. Grundsätzlich ist die Mahnung rechtlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt. Gemäß § 286 Abs. 2 BGB tritt der Verzug in bestimmten Fällen jedoch auch ohne vorherige Mahnung ein. Einer Mahnung bedarf es nicht, wenn

• für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (z. B. konkretes Fälligkeitsdatum im Vertrag),
• der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt (z. B. die Klausel im Vertrag 'Der Rechnungsbetrag ist binnen 30 Tagen ab Zugang der Rechnung fällig.'),
• der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert,
• aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

Ab Eintritt des Verzugs muss der Schuldner den gesamten Verzugsschaden ersetzen, der in erster Linie aus den später erwachsenden Rechtsverfolgungskosten (z. B. Mahnbescheid, Rechtsanwaltsgebühren) und den Zinsen besteht. Zwischen Kaufleuten können Zinsen jedoch auch ohne Mahnung ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit geltend gemacht werden (§ 353 Satz 1 HGB).

Eintritt des Verzugs

Verzug tritt ein, wenn der Schuldner die Forderung bei Fälligkeit nicht zahlt und auf die Mahnung nicht reagiert. Er kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstandes unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat, § 286 Abs. 4 BGB (kein Verzug ohne Verschulden). Um eine Forderung geltend machen zu können, muss sie also fällig sein. Die Fälligkeit ergibt sich aus den zwischen Gläubiger und Schuldner getroffenen Absprachen, seien es vertragliche Vereinbarungen oder vom Vertragspartner akzeptierte Allgemeine Geschäftsbedingungen. Bei einer Entgeltforderung kommt der Schuldner gemäß § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung (oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung) zahlt. Ist der Schuldner ein Verbraucher, gilt dies jedoch nur, wenn er bereits in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen wurde. Ist der Schuldner kein Verbraucher, kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug, wenn unsicher ist, wann ihm die Rechnung zugegangen ist.

Form

Die Mahnung ist nicht an eine besondere Form gebunden. Sie kann schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Gesetzlich erforderlich ist nur eine einzige Mahnung, bis zu drei Mahnungen je nach Bonität des Kunden entsprechen jedoch der kaufmännischen Gepflogenheit.

Inhalt eines Mahnschreibens

Die erste Mahnung wird zwar in der Regel zeitnah nach Feststellung der Nichtzahlung erfolgen, jedoch meist in der höflichen Form einer 'Zahlungserinnerung'. Eine Fristsetzung ist nicht nötig, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.

Ist innerhalb von 14 Tagen nach der ersten Mahnung keine Zahlung eingegangen, so könnte eine zweite Mahnung erfolgen. Inhaltlich kann auch diese als 'Zahlungserinnerung' formuliert werden, allerdings mit der ausdrücklichen Bitte, nunmehr der Leistungspflicht innerhalb einer bestimmten Frist (möglichst unter Angabe eines genauen Datums) nachzukommen.

Die dritte (und letzte) Mahnung wird in unmissverständlicher Weise eine letzte Frist zur Zahlung setzen und die gerichtliche Verfolgung der Forderung in Aussicht stellen.

Auch auf Mahnungen sollten Datum und Nummer der Rechnung und des Lieferscheins sowie der Fälligkeit nochmals genannt werden. Dies dient der Eindeutigkeit und schafft dem Schuldner Klarheit darüber, welcher einzelne Rechnungsposten vom Gläubiger angemahnt wird.

Bei Erfolglosigkeit: Gerichtliches Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO

Reagiert der Schuldner auf die Mahnung(en) nicht, kann der Gläubiger gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen und einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen. Das gerichtliche Mahnverfahren ist aber nur zulässig bei Ansprüchen auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro. Diese muss fällig sein und darf davon abhängig sein, dass erst noch eine Gegenleistung zu erbringen ist. Die Einzelheiten des gerichtlichen Mahnverfahrens können Sie dem gesonderten Merkblatt 'Das gerichtliche Mahnverfahren' entnehmen.

Tipps für die betriebliche Organisation des Mahnwesens

• Stellen Sie die Rechnung immer unmittelbar mit der Lieferung der Ware oder der Ausführung der Dienstleistung.
• Bieten Sie Skonti als Anreiz für eine kurzfristige Zahlung an
• Vereinbaren Sie das Lastschriftverfahren oder fügen Sie der Rechnung bereits weitgehend ausgefüllte Überweisungsträger bei, um dem Kunden die Zahlung so leicht wie möglich zu machen.
• Überwachen Sie Zahlungsfristen von Rechnungen und Mahnungen laufend

Hinweis: Dieses Merkblatt ist eine Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen, enthält erste Hinweise und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl die Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengestellt wurden, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden. Für eine individuelle Beratung nennen wir Ihnen gern einen spezialisierten Rechtsanwalt.