Was tun bei plötzlicher schwerer Krankheit oder gar Tod des Betriebsinhabers, des Geschäftsführers, eines Gesellschafters? Zugegeben, ein für den Unternehmer, seine Mitarbeiter und natürlich seine Familie ein unangenehmes Thema. Betroffen sind hiervon vorrangig, aber nicht nur, die kleinen und mittelständischen Unternehmen mit starker Anbindung an die Unternehmerfamilie.
Diese oftmals unerwartet eintretenden Ereignisse stellen nicht nur die betroffenen Familien, sondern auch die Unternehmen einschließlich aller Mitarbeiter vor Probleme. Der Betrieb ist führungslos, Informationen sind nicht auffindbar, Verantwortlichkeiten unklar. Der 'Notfall' ist eingetreten und führt im schlimmsten Fall zum Untergang des Unternehmens.
Tatsache ist, dass nur eine geringe Anzahl insbesondere mittelständischer Unternehmen auf ein plötzliches Ausscheiden des Chefs vorbereitet ist. Vielfach ist noch nicht einmal ein Testament vorhanden! Grundsätzlich muss, wer ein Unternehmen verantwortungsvoll führen will, wirtschaftliche und juristische Überlegungen anstellen um die Frage beantworten zu können, wie das Unternehmen bei Ausfall des Unternehmensleiters fortgeführt und / oder auf vernünftigem Wege auf die Erben bzw. Unternehmensnachfolger übergehen soll.
Dabei sollten folgende Fragen geklärt werden:
Wer kann im Notfall kurzfristig die Geschäftsführung übernehmen? Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt werden (Handlungsvollmacht, Bankvollmacht, Prokura zum gegebenen Zeitpunkt, fachliche Qualifikationen)?
Bei Gesellschaften: Welche Regelungen dazu muss der Gesellschaftervertrag beinhalten (z.B. mindestens zwei Gesellschafter, die die Gesellschaft jeweils allein nach außen vertreten)?
Was sollte im Testament berücksichtigt werden (z.B. wer übernimmt Testamentsvollstreckung, Unterhaltsleistungen)?
Liegen dem potenziellen Nachfolger, dem Ehepartner oder dem Notar alle wichtigen Kopien von Dokumenten vor oder weiß er, wie und wo er unverzüglich an diese Dokumente gelangen kann?
Nur ein rechtzeitig gepackter und laufend aktualisierter 'Notfallkoffer', also eine Zusammenstellung der wichtigsten Anordnungen und Unterlagen (Testament, Vollmachten, Verträge etc.) ist geeignet, den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Eine rechtzeitige, umfassende und vorausschauende Planung kann auch, im Zusammenspiel mit weiteren Planungsinstrumenten, eine Rating-Entscheidung durch Geldgeber positiv beeinflussen und damit für günstige Kreditkonditionen sorgen.
Die Entscheidung sollte deshalb nicht aufgeschoben werden: Unternehmensnachfolgen müssen grundsätzlich langfristig geplant werden. Probleme im Familien-, Gesellschafter- oder auch Mitarbeiterkreis, drohende Liquiditätsprobleme durch Pflichtteils- und Güterrechtsansprüche, fällige Erbschaft- / Schenkungssteuer sowie weitere mögliche steuerliche Belastungen sind einzuplanen.
Stark vereinfacht sollten folgende Ziele definiert und entsprechende Vorbereitungen für denkbare Szenarien entworfen werden:
Sicherung des Unternehmens und der Unternehmensführung,
Sicherung der Handlungsfähigkeit,
Sicherung des Fortbestandes des Unternehmens,
Absicherung der Familie,
Eigene Absicherung,
Strukturierung und Sicherung der persönlichen Gesundheits- , und Vermögensvorsorge,
Sicherung des Lebenswerkes.
Die nachfolgenden Informationen sollen daher einerseits Aspekte der Nachfolgeplanung behandeln, andererseits als 'Checkliste' für einen individuell zu bestückenden „Notfallkoffer“ dienen. Eine umfassende Nachfolgeplanung ist ureigenste Aufgabe des Unternehmensführers. Dieses Infopaket kann hierzu nur den Startschuss geben. Ein Ersatz hierfür kann und will diese kurze Zusammenstellung nicht sein.
Das wichtigste vorab: Vertrauenspersonen (Verwandte, Freunde, Mitarbeiter, Banken, Steuerberater, Anwalt) müssen rechtzeitig und umfassend informiert werden, wenigstens über die Existenz einer Notfallregelung und den Ort, an dem die wichtigsten Dokumente aufzufinden sind.
INHALT DES NOTFALLKOFFERS
Was gehört nun aber in einen solchen Notfallkoffer? Die nachfolgende Gliederung kann als erste Orientierung zur Erstellung des Notfallkoffers dienen:
- Verträge und behördliche Unterlagen
- Vollmachten
- Testament
- Versicherungspolicen
- Schlüssel / Zugangscodes / PINs
- Kerninformationen
Im Einzelnen:
- Verträge und behördliche Unterlagen
a) Gesellschaftsverträge (hier unbedingt Durchsicht, ob Nachfolgeregelung enthalten!)
b) Handelsregisterauszüge
c) Grundbuchauszüge
d) Gewerbeanmeldungen
e) Konzessionen
f) Ehevertrag
g) Kreditverträge nebst Kreditsicherheiten
h) Mietverträge
i) Erbvertrag
j) Softwarelizenzen
- Vollmachten
a) Private Vollmachten
aa) Patientenverfügung
bb) Private Vermögensaufstellung
b) Geschäftliche Vollmachten
aa) Handlungsvollmachten
aaa) Prokura
bbb) Vollmachten über den Tod hinaus (Testament)
bb) Bankvollmachten (Link zum Bundesministerium der Justiz)
cc) Postvollmachten
- Testament
- handschriftliche Form
- notarielle Beurkundung (kein Erbschein erforderlich)
- Benennung der Erben und Vermächtnisnehmer
- Weitere Inhalte, Regelungen
- Testamentsvollstreckung
- Unterhaltsleistungen an überlebenden Ehegatten, Kinder
- Versicherungspolicen
a) Lebensversicherungen
b) Berufsunfähigkeitsversicherungen
c) Unfallversicherungen
d) Haftpflicht- und Betriebsunterbrechungsversicherungen
- Schlüssel / Zugangscodes
a) Passwörter (PINs, TANs) für Online-Banking
b) Passwörter für die EDV
c) Code für Tresor, Alarmanlage etc.
d) Geheimzahl für EC- und Kreditkarte
e) Geheimzahl, Schlüssel für Bankschließfach
f) Rezepturen
g) Verzeichnis der wichtigsten Schlüssel und deren Aufbewahrungsorte
- Kerninformationen
a) Status der aktuellen Projekte
b) Verzeichnis der Schlüsselkunden
c) Verzeichnis der Schlüssellieferanten
d) Vertretungsplan mit persönlichen Daten der Vertreter
e) Verzeichnis der Bankverbindungen
f) Anweisungen für wichtige Personen (regelmäßig anpassen)
g) Vermögensaufstellung
h) Aktuelle BWA
i) Bilanzen der letzten drei Jahre
j) Steuererklärungen und Steuerbescheide der letzten drei Jahre
k) Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten / Fristen
l) Verzeichnis der Berater mit Adresse und Telefon
- Steuerberater
- Wirtschaftsprüfer
- Rechtsanwalt
- Notar / Testamentsvollstrecker
Die Auflistung ist nicht abschließend, die Gliederung und Reihenfolge hat nur Vorschlagscharakter. Wichtig in diesem Zusammenhang ist folgendes: da sich die wirtschaftlichen Verhältnisse im Allgemeinen wie im Besonderen, ebenso wie die persönlichen Lebensumstände ständig ändern können, sollte der Unternehmer seine Überlegungen zur Unternehmensnachfolge ständig, mindestens alle 5 Jahre kritisch überprüfen. Dies betrifft selbstverständlich auch die inhaltlichen Regelungen des Testaments, der Vollmachten wie auch der Gesellschaftsverträge. Der Inhalt des Notfallkoffers sollte deutlich häufiger durchgesehen und überarbeitet werden, etwa im 6 bis 12-Monatsrhythmus.
Wichtig ist weiterhin die Einhaltung der gebotenen Sorgfalt bei der erstmaligen Zusammenstellung und der laufenden Überprüfung dieser Unterlagen. Hierzu sollten sich der Unternehmer und die von ihm beigezogenen Vertrauenspersonen (Familie, potenzielle Unternehmensnachfolger, Rechts- und Steuerberater) die gebotene Zeit nehmen. Die Zusammenarbeit mit Dritten, namentlich den beauftragten Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten, Versicherungsmaklern dient dabei dem Zweck, die ggf. dort vorhandenen Unterlagen und Urkunden mit den eigenen abzustimmen und so die notwendige Aktualität zu gewährleisten.
CHECK-UP DER PRAKTISCHEN UMSETZBARKEIT
Der Unternehmer sollte sich bei oder unmittelbar nach der Überprüfung der zusammengestellten Unterlagen die Frage stellen, wie ein potenzieller Übernehmer zwei Wochen nach dem Ausfall des Unternehmers aufgestellt ist: Hat er den Notfallkoffer überhaupt gefunden (Frage nach der Aufbewahrung klären!), wie ist die Führungsebene im Unternehmen aufgestellt, wie ist das Verhältnis zu Gesellschaftern und Banken sowie Behörden und nicht zuletzt – wie ist die Familie versorgt?
MUSTER / VERTIEFENDE HINWEISE
Wie sieht eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung aus? Was gehört in ein Unternehmertestament? Wie kann man Nachfolgeklauseln gestalten? Nachfolgend sollen einige vertiefende Informationen, Muster und Formulierungshilfen dazu dienen a) die vorhandenen Vertragswerke kritisch zu überprüfen oder erforderlichenfalls b) entsprechende Regelungen vorzubereiten.
VERZEICHNIS DER MUSTER:
Diese Vertragsmuster sind unverbindlich und bewusst allgemein gehlten. Es ist unumgänglich, im Einzelfall die Auskunft eines Rechtsanwalts / Notars einzuholen und gegebenenfalls eine enge Abstimmung mit dem steuerlichen Berater des Unternehmens vorzunehmen.
